Como escolher o melhor sistema de agendamento para clínicas médicas?

Agendamentos online estão se tornando cada vez mais populares, um dos motivos veio justamente com a necessidade de se adaptar ao crescimento da nova demanda que agendamentos por telefone e presenciais não conseguem mais dar conta.

Além disso, é preciso estar preparado aos contratempos. A pandemia que tem tomado conta e devastado o mundo em 2020 é prova disso. Não por acaso, empresas tiveram que rapidamente repensar novos meios de trabalho e produção. Assim, sistema de agendamento de consultas vieram para ajudar clínicas e consultórios a agendar horários e organizar a saída e chegada de pacientes.

Escolher entre os melhores sistemas de agendamento disponíveis no mercado torna-se  tarefa essencial para garantir o sucesso no atendimento e a satisfação do seu cliente. Veja abaixo alguns items imprescíndiveis para ajudá-lo nesta escolha:

1. Sistema de agendamento responsivo e com templates específicos para sua necessidade

É importante que o sistema de agendamento online possa ser usado desde qualquer dispositivo com a mesma facilidade e agilidade. Por isso, um sistema responsivo é sem dúvidas um dos pontos fortes a serem considerados online. Segundo dados da 99firms , 80% dos usuários utilizam seus próprios Smartphones para pesquisas e serviços na internet. Assim, possuir um sistema que possa ser acessado desde celular de forma simples e prática de qualquer lugar e a qualquer horário torna-se fundamental.

Outro ponto importante é escolher um software que oferece opções de templates também para a área médica, por exemplo, uma agenda online para consultorio médico não possui as mesmas características de um sistema de agendamento para salão de beleza e vice versa. Desta forma, a flexibilidade na escolha de templates específicos também deve ser considerado.

2. Envio de confirmações e lembretes para os seus clientes via Email ou SMS

Uma das maneiras de prevenir o indesejado ‘não comparecimento’ (no show) de clientes é enviar confirmações de agendamentos por email ou SMS, assim eles poderão se programar para a data desejada. Além disso, enviar lembretes com algumas horas de antecedência também pode ser bastante eficaz.

Então, inclua em sua lista um Sistema de agendamentos médicos que ofereça também automações de emails e SMS

3. Certificados de Segurança HIPAA e GDPR

Segurança na proteção de dados de clientes é algo crucial em qualquer ramo de atividade, no entanto dentro da área médica a segurança no compartilhamento e acesso da informação devem ser redobrados. Por este motivo, opte por softwares de agendamentos que  sejam devidade regularizados e possuam as certificações de segurança HIPAA (Health insurance portability and accountability act) e GDPR (General Data Protection Regulation) para se assegurar que todas as informações de pacientes e médicos sejam devidamente protegidas.

4. Limite de agendamentos de clientes por horário e/ou serviço

Determinar a quantidade de clientes que podem ser atendidos por horário, de acordo com a capacidade de cada profissional, ou mesmo por questões de segurança, como tem acontecido com o surto do Covid19 no país e no mundo, também é uma grande vantagem.

Isso porque com as limitações de pacientes, é possível organizar a agenda de forma segura e prática. Por exemplo, um dentista somente pode atender um paciente por vez, desta forma restringir a quantidade de pacientes dentro da agenda online deste dentista evitará aglomerações e otimizará ainda mais o serviço oferecido.

5. Aceitação de pagamentos online

Aceitar pagamentos online é sem dúvida um grande diferencial para qualquer empresa. No ramo da saúde, aceitar pagamentos por consultas particulares ou por tratamentos específicos, como tratamentos dentários por exemplo, é um grande facilitador.

Além disso, permite otimizar ainda mais o tempo de consulta e tratamento. Conforme pesquisas realizadas pela Mastercard, os pagamentos online superaram os pagamentos em lojas físicas neste primeiro semestre de 2020. Ainda segundo a pesquisa, 52% dos brasileiros, 54% dos colombianos e 46% dos mexicanos disseram que pretendem comprar mais online.

6. Analise reviews: O que os atuais consumidores acham do sistema?

Nada melhor que a opinião de quem já usa ou usou um sistema de agendamento médico para dar sua própria opnião sobre o produto, não é mesmo? Pensando nisso, sites como o Capterra e AppVizer por exemplo realizam a análise e comparativo dos melhores softwares de agendamentos disponíveis no mercado.

Nestes sites, clientes reais contam um pouco da experiência deles próprios com o sistema, prós e contras. Sem dúvida, saber um pouco mais sobre que os atuais clientes pensam e se eles indicariam o sistema, é algo valioso. Não por acaso, cerca de 84% das pessoas confiam nas avaliações online tanto quanto nas recomendações feitas por amigos, segundo pesquisa da Bright Local.

Conclusão

Esses são somente alguns  itens que devem ser usados na escolha de um sistema de marcação de consultas online. No entanto, isso pode variar de acordo com a necessidade da sua empresa. Desta forma, opte também por sistemas que ofereçam um  período de teste gratuito, para que você possa explorar todas as possibilidades do software antes de decidir se ele atende as necessidades do seu consultório médico, alguns sistemas oferecem testes sem que haja necessidade de inserir o número do cartão de crédito. Vale a pena conferir.