Reuniões fazem parte do dia a dia de muitas empresas, elas podem ser realizadas internamente com membros da equipe ou mesmo com clientes para a discussão de tópicos importantes. Seja qual for o tipo da reunião, uma coisa é certa, reuniões são peças importantes no mundo empresarial.

Ainda têm dúvidas ? Imagine a execução de um projeto  sem que haja reuniões para a discussão de estratégia e escopo; ou ainda a realização de feedbacks one on one via email ao invés de uma conversa pessoal; ou então o fechamento de um contrato importante com o seu cliente sem que tenha havido pelo menos uma reunião. Seria quase impossível, ou no mínimo inusitado que essas situações terminem com sucesso, isso porque nada substitui o poder de uma boa e eficiente reunião profissional.

Quais são os tipos de reuniões mais frequentes?

One on One – Uma reunião tipo 1:1 acontece entre gestores e colaboradores, geralmente para realizar feedbacks e melhorias. Essas reuniões são muito importantes não somente para manter o bom relacionamento entre o gestor e seu time, mas também para o aperfeiçoamento e carreira do colaborador. O ideal é realizar essas reuniões em um intervalo de  15 dias para que o acompnhamento e a avaliação de desempenho sejam realizadas de forma eficiente.

Reunião para a Tomada de Decisões – São reuniões curtas e objetivas que visam sanar e resolver pontos fundamentas dentro da empresa.

Reuniões de Desenvolvimento e Novos projetos – Realizadas por um grupo de pessoas dentro a organização para apresentação de projeto e discussão de desenvolvimento, ideias e escopo.

Reunião de Apresentação de Resultados – Podem ser realizadas de forma individual ou coletiva para qualificar os resultados e metas obtidas em um determinado período.

Reunião de Brainstorming – Realizada para a discussão de novas ideias e projetos de melhorias e aperfeiçoamento.

Reunião de Consultoria e Treinamento – Podem ser realizadas de forma interna para treinamentos dentro da empresa ou externa para a prestação de serviços à clientes.

Reunião de Vendas – Reuniões externas para discutir em detalhes as necessidades do cliente e venda de um produto e/ou serviço oferecido.

Reuniões para Entrevistas –  Realizadas pelo time de Recursos Humanos para o processo de seleção e contratação da empresa.

Escolha o sistema certo para sua empresa

Apesar da sua importância, as reuniões ainda são muitas vezes vistas como as ‘vilãs da empresa’, isso porque  impactam no tempo e na produtividade da empresa. Por este motivo, tão fundamental quanto otimizar a sua reunião é encontrar o sistema certo para ela. Veja abaixo algumas dicas para ajudar você a escolher o sistema certo para sua empresa:

1.  Integração com sistemas de videochamadas

Seja qual for o sistema utilizado pela sua empresa-  Zoom, Google Meets, MS Teams, Skype, entre outros – é crucial que o sistema de agendamento de reuniões utilizado ofereça a integração com sistemas de videochamadas. Desta forma, as reuniões serão ainda  mais otimizadas e eficientes.

2 Sincronização com calendários online

Nada pior do que esquecer um compromisso ou chegar atrasado em uma reunião porque ela não estava na agenda. A sincronização é uma ferramenta excelente para garantir que a agenda de compromissos internos e externos funcione de forma alinhada.

Além disso, sincronizar compromissos e reuniões online com os calendários de emails pessoais do seu time e de seus clientes evita também os agendamentos em duplicidade.

3. Envio de lembretes e emails de confirmação customizados

Muitos sistemas de agendamentos de reuniões oferecem para seus clientes o envio de emails de confirmação e lembretes automatizados, no entanto, customizar estes emails pode ser um grande diferencial já que diferentes reuniões podem solicitar diferentes tipos de notificações e informação dependendo do tipo de reunião.

4. Identificação de fuso horário automático para clientes 

Se você organiza reuniões com clientes de diferentes localidades e fusos horários, sabe o quanto pode ser complicado organizar uma reunião levando em consideração não somente o seu horário, como também o horário do cliente. Desta forma, escolher um software para agendar reuniões que facilite o agendamento do cliente independente de sua localização pode ajudar muito. Assim, opte por sistemas que ofereçam de reconhecimento de fuso horário automático.

5. Teste grátis 

Antes de escolher o melhor agendador de reunião para a sua empresa você deve testar todas as ferrramentas e opções oferecidos para se certificar de que o software atenderá a todos os requisitos que seu negócio precisa. Muitos sistemas oferecem a opção para testes e até softwares de agendamento de reuniões gratuito para uso limitado.

6. Fácil de configurar e usar 

Quem disse que sistemas profissionais precisam ser complicados? Já diz o ditado, ‘tempo é dinheiro’, não por acaso sistemas com configuração rápida e interativa fazem toda a diferença. Opte por sistemas profissionais que sejam fáceis de configurar e que também ofereçam um serviço de suporte online para esclarecimento de dúvidas.

7. App para administrador e cliente

O uso de smartphones tem se tornado parte do dia-a-dia de muitas empresas, Segundo dados da GSMA Intelligence, cerca de 5.2 bilhões de pessoas utilizam smartphones, por isso o gerenciamento de reuniões pelo celular  pode ser muito eficaz.

Opte por um software de agendamento de compromissos com app para cliente, assim seus clientes poderão realizar agendamentos através do celular, de qualquer local e a qualquer horário, o mesmo vale para quem está organizando a reunião, aplicativos de administrador facilitam no controle e gerenciamento dos agendamentos e podem ser um grande diferencial para quem procura praticidade e otimização de tempo.